En utvekslingspartner er som regel en leverandør eller grossist, men kan også være en kjede. Dokumentutveksling via en kjede kan du lese mer om her: Gjennomfakturering via kjede I dette bildet angir du nødvendig informasjon for å kunne laste ned leverandørfakturaer eller sende varebestillinger til en utvekslingspartner. Hvis nedlasting av PDF for faktura også er […]
Category: Systeminnstillinger
Leverandører/Automatisk nedlasting
Her kan du angi at leverandørfakturaer skal lastes ned automatisk, og hvor ofte. Trykk på knappen øverst for å aktivere eller deaktivere automatisk nedlasting, og for å endre hvor ofte nedlastingen skal utføres. «Lagre» lagrer endringene dine. Trykk «Avbryt» for å tilbakestille endringene.
Gjennomfakturering via kjede
Gjennomfakturering via en kjede, innebærer at EDI-utveksling med leverandører (f.eks. varebestillinger, pakksedler, ordrebekreftelser, fakturaer), går via den aktuelle kjeden. Foreløpig er det kun nedlasting av leverandørfaktura som kan gå via kjedene. FORARBEID Før du bestiller aktivering av gjennomfakturering med din kjede, må du gjøre følgende: Sørg for at du har installert nyeste versjon av […]
Prosjekt/Leverandørfaktura
Standardverdier for nye leverandørfakturaer ‘Bestiller’ er første del av bestillingsmerket, hvis dette er angitt. F.eks. betyr bestillingsmerke ‘J23-2345’ at bestillingen er gjort av medarbeider med ansattnr 23. Hvis du har krysset av for «Bruk primært ‘Bestiller’ hvis dette er kjent…», og fakturaen inneholder et gyldig bestillingsmerke, så vil den bestillende medarbeideren bli satt som ansvarlig […]
Medarbeidere
På denne menyen registreres firmaets medarbeidere samt hvilket brukernavn og passord medarbeiderne skal ha for å kunne logge seg inn i JobOffice. Videre kan man definere hvilket brukernivå medarbeideren skal ha (dvs. tilgang/ikke tilgang til ulike funksjoner og informasjon i JobOffice) Versjonsnummer på PocketLink På alle medarbeidere som er tilknyttet kontoret med JobOffice PocketLink vil feltet ‘PocketLink-enhet ID’ […]
PocketLink/Grunndata
Når programvaren PocketLink er installert må vitale data fra kontoret eksporteres til PocketLink, for at denne skal kunne ha en nytteverdi. Grunndata eksporteres til medarbeiderens PocketLink via internett. Følgende grunndata kan eksporteres til PocketLink: Kontakter, prosjekter, kalender Eksporterer kontakter, prosjekter, kalenderavtaler av typen ‘prosjektarbeid’. I tillegg eksporteres porsjekttilhørlighet for forbruk/varebestillinger/bilder som opprinnelig ble opprettet av mottakeren. Prisbøker […]
PocketLink/Synkronisering
Endringer som gjøres i JobOffice på kontoret – eller i PocketLink, vil resultere i såkalte synkroniseringsmeldinger. På denne menyen definerer man hvordan man ønsker at JobOffice skal «oppføre seg/behandle» slike synkroniseringsmeldinger. Send og motta meldinger automatisk (Autosynk) Ved å aktivere dette valget vil JobOffice sende og motta synkroniseringsmeldinger automatisk. Når man på kontoret foretar endringer på […]
Prosjekt/Generelt
Verdier som registreres på denne menyen vil fremkomme som standardforslag når nye prosjekter opprettes. Opprett interne prosjekter før du tar i bruk JobOffice På grunn av at alle timer/forbruk i JobOffice føres mot ulike prosjekter, anbefaler vi at du oppretter et sett med interne prosjekter for ditt firma, slik at firmaets medarbeidere har prosjekter å […]
Satsgrupper
Kontakter i JobOffice kan kategoriseres og tilknyttes ulike satsgrupper. Satsgruppene kan for eksempel kalles A-kunde, B-kunde osv. Det er mulig å definere forskjellig utsalgspris på satsene i de ulike satsgruppene. Kostprisen pr. sats lagres på menyen ‘Kontakt/Satser’. Kontakter kan tilknyttes en bestemt satsgruppe på fanen ‘avtale’ på kontaktkortet. Dersom en kontakt er tilknyttet satsgruppen ‘A-kunde’, […]
Stillingsprosent
Fra ca 2:15 ut i videoen demonstreres stillingsprosent, før det vises innstilling av arbeidstid. I dette bildet defineres stillingsprosent for den enkelte medarbeider. Denne informasjonen benyttes i forbindelse med ukebasert timeføring, og brukes til å beregne og vise riktig timesaldoer. Hvis det ikke er angitt noen stillingsprosent for en periode, så benyttes enten siste kjente […]
Brukernivå
På menyen ‘Brukernivå’ defineres hvilke funksjoner og/eller informasjon som skal være tilgjengelig for medarbeidere som er tilknyttet de ulike brukernivåene i JobOffice. Tilgjengelige brukernivå er ‘Administrator’, ‘Utvidet bruker’ og ‘Standard bruker’. (Hvilke brukernivåer dine medarbeidere skal tilhøre defineres på menyen ‘Medarbeidere’). Tilgang til andres kalender på PocketLink For at medarbeidere som benytter PocketLink skal få tilgang […]
Timeføringsinnstillinger
I dette bildet defineres normale antall arbeidstimer pr år. Denne informasjonen benyttes i forbindelse med ukebasert timeføring, og brukes til å beregne og vise riktig timesaldoer. Arbeidstiden kan defineres globalt for hele firmaet, eller man kan angi ulike arbeidstider pr medarbeider. Man kan bruke knappen Masseendre til å angi et datointervall for en gitt arbeidstid. […]
Kontakt/Opprette ny
Verdier som registreres på denne menyen vil fremkomme som standardforslag når nye kontakter opprettes.
Kontakt/Satser
Alle kontakter og prosjekter i JobOffice har en fane med satser, som viser den avtalte prisen for f.eks. Arbeid dagtid, Arbeid 50% overtid osv. Etter en nyinstallasjon av JobOffice vil menyen Systeminnstillinger/Kontakt/Satser inneholde noen få satser, og dersom man finner det behøvelig – kan nye satser opprettes i tillegg. Satser som alltid vil finnes i […]
Sjekklister/Standard
Sjekklister gjør det enkelt for den utførende håndverkeren å huske hva som skal kontrolleres før status på et forbruk settes til ‘ferdig’. Sjekklistene fremkommer både i JobOffice på kontoret og JobOffice PocketLink, når forbruk registreres på et prosjekt. Forslag til sjekklister kan importeres direkte fra Holte ved å klikke på knappen ‘Importer
Regnskap-Regnskapsperioder
Denne menyen viser en liste over alle låste regnskapsperioder. Ved eksport av fil til regnskap vil den perioden som man eksporterer bli automatisk låst, og fremkomme på denne oversikten. Det vil fra da av ikke være mulig å registrere innbetalinger som er innenfor den låste regnskapsperiodens datointervall. Likeså kan man heller ikke opprette fakturaer med dato […]
Lisenser
Menyen ‘lisenser’ finner du ved å klikke på valget ‘System/Innstillinger’ i hovedbildet i JobOffice. Her ser du en oversikt over hvilke moduler i JobOffice som du har tilgang til på den aktuelle maskinen. Hvordan bestille tilgang til en modul Fra menyen ‘lisenser’ er det mulig å bestille full tilgang eller demotilgang til en eller flere […]
Leverandører/Prisbøker
Dette skjermbildet viser en oversikt over hvilke leverandører det er importert prisbok fra, samt hvilken dato prisene sist ble oppdatert. I tillegg vises det hvilken kjedeknapp prisboken eventuelt ble importert fra. Hvis kjede-feltet viser blank verdi, betyr det at prisboken ble importert direkte fra leverandøren, og ikke fra noen kjede. Standard påslagsprosenter Her kan du […]
SMS meny
SMS menyen gjør det mulig å sende SMS direkte fra JobOffice, enten til medarbeidere, kontakter eller andre mottakere. Fanen ‘Send SMS’ Mottakere: Viser alle medarbeiderne i firmaet samt mobilnummeret til disse. (Medarbeidernes mobilnummer registreres på menyen /Systeminnstillinger/Firma/medarbeidere/). Tekst: Her skriver du inn teksten du vil sende på SMS Blank ut: Sletter tekstfeltet og feltet ‘Mobilnummer […]
Kontakt/Kategorier
Kontakter i JobOffice kan tilknyttes kategorier som f.eks. Kunde, Mulig kunde, Leverandør osv. Her defineres også nummerintervaller på de ulike kontaktkategoriene og nye kategorier opprettes.