En utvekslingspartner er som regel en leverandør eller grossist, men kan også være en kjede. Dokumentutveksling via en kjede kan du lese mer om her: Gjennomfakturering via kjede
I dette bildet angir du nødvendig informasjon for å kunne laste ned leverandørfakturaer eller sende varebestillinger til en utvekslingspartner.
Hvis nedlasting av PDF for faktura også er mulig, vil det stå «Fakturanedlasting (med PDF)» som vist i bildet over. Fakturaens PDF vil alltid bli forsøkt lastet ned samtidig som fakturainnholdet, hvis den er tilgjengelig fra utvekslingspartneren.
Du vil også kunne se om pakkseddelnedlasting er mulig fra denne partneren, men selve pakkseddelnedlastingen må gjøres fra en PocketLink-enhet.
Forarbeid
Kontakt support@joboffice.no så får du hjelp til å sette opp dokumentutveksling med din leverandør eller kjede i JobOffice og eventuelt i PocketLink. Du vil da også få en liten gjennomgang av hvordan dette fungerer.
Bruk av bildet
Utvekslingspartnere
Velg først hvilken partner du ønsker å aktivere utveksling med.
Pålogging
Her ser du hvilke dokumentutvekslinger som tilbys fra denne partneren, og her angir du påloggingsinformasjon som du har fått fra din utvekslingspartner (kjede eller leverandør/grossist). Trykk på knappen ‘Endre..’ bakerst på linjen for å endre påloggingsinformasjon. Du vil da få opp et nytt bilde hvor dette angis.
Brukernavn/passord
Brukernavn/passord må alltid angis for at fakturanedlasting skal fungere.
Som regel må du angi brukernavn/passord for varebestilling. Enkelte leverandører krever ikke pålogging for sending av varebestilling, det vil vises i bildet ovenfor.
For pakksedler kan du angi brukernavn/passord her, eller det kan angis på hver PocketLink-enhet.
Brukernavn/passord som du angir for pakksedler og varebestilling, blir automatisk sendt til dine PocketLink-enheter ved neste synkronisering og blir også inkludert ved eksport av grunndata.
Fakturadato
For fakturanedlasting må du også angi en fakturadato for hvor gamle fakturaer du ønsker å laste ned. Systemet laster kun ned fakturaer som er lik eller nyere enn datoen du angir.
Aktivering
Nederst må du krysse av for hvilke utvekslinger du ønsker å aktivere. Kun de utvekslinger som er aktivert vil bli sendt til eller mottatt fra.
Det er ikke påkrevet å ha importert prisbok før du aktiverer fakturanedlasting fra en leverandør. Men det er likevel en fordel å importere prisbok før du begynner å laste ned fakturaer, slik at riktig utsalgspris kan hentes fra prisboken hvis du ønsker å viderefakturere leverandørfakturaen eller lage et forbruk av den.
Lagre
Når du har angitt nok informasjon, trykker du til slutt Lagre.
Hvis du vil angre endringene, trykker du Avbryt.
