En utvekslingspartner er vanligvis en leverandør eller grossist, men kan også være en kjede. Les mer om dokumentutveksling via kjede her: Gjennomfakturering via kjede
I bildet under (fra BD) fyller du inn informasjonen som trengs for å laste ned leverandørfakturaer eller sende varebestillinger til en utvekslingspartner.
Hvis PDF-nedlasting av faktura er mulig, står det «Fakturanedlasting (med PDF)» i bildet. Når PDF-en er tilgjengelig fra utvekslingspartneren, blir den alltid lastet ned sammen med fakturainnholdet.
Du kan også se om pakkseddelnedlasting er mulig fra partneren. Selve nedlastingen av pakksedler må likevel gjøres fra en PocketLink-enhet.
Forarbeid
Kontakt support@joboffice.no for å få hjelp til å sette opp dokumentutveksling med leverandøren eller kjeden din – både i JobOffice og eventuelt i PocketLink. Du får samtidig en kort innføring i hvordan dette fungerer.
Slik bruker du bildet
Utvekslingspartnere
Velg først hvilken partner du vil aktivere utveksling med.
Pålogging
Her ser du hvilke dokumentutvekslinger partneren tilbyr. Her legger du også inn påloggingsinformasjonen du har fått fra utvekslingspartneren (kjede eller leverandør/grossist). Trykk «Endre…» bakerst på linjen for å endre påloggingsinformasjonen. Da åpnes et nytt bilde hvor du kan gjøre endringer.
Brukernavn og passord
- For fakturanedlasting må du alltid angi brukernavn og passord.
- For varebestilling må du som regel angi brukernavn og passord. Noen leverandører krever ikke pålogging – dette vises i så fall i bildet.
- For pakksedler kan du enten angi brukernavn og passord her, eller direkte på hver PocketLink-enhet.
Brukernavn og passord du legger inn for pakksedler og varebestilling, sendes automatisk til PocketLink-enhetene dine ved neste synkronisering, og tas også med når du eksporterer grunndata.
Fakturadato
For fakturanedlasting må du også angi en fakturadato. Denne datoen bestemmer hvor gamle fakturaer systemet henter – kun fakturaer som er like nye som eller nyere enn datoen du angir, blir lastet ned.
Aktivering
Nederst krysser du av for hvilke utvekslinger du vil aktivere. Bare de du aktiverer, blir sendt eller mottatt.
Du trenger ikke ha importert prisbok før du aktiverer fakturanedlasting fra en leverandør. Det lønner seg likevel å importere prisboken først, slik at riktig utsalgspris hentes automatisk dersom du senere vil viderefakturere fakturaen eller bruke den i et forbruk.
Lagre
Trykk Lagre når du har fylt ut det som trengs. Trykk Avbryt hvis du vil forkaste endringene
