Endringer som gjøres i JobOffice på kontoret – eller i PocketLink, vil resultere i såkalte synkroniseringsmeldinger. På denne menyen definerer man hvordan man ønsker at JobOffice skal «oppføre seg/behandle» slike synkroniseringsmeldinger.

  • Send og motta meldinger automatisk (Autosynk)
    Ved å aktivere dette valget vil JobOffice sende og motta synkroniseringsmeldinger automatisk. Når man på kontoret foretar endringer på en kontakt, flytter om på aktiviteter i kalenderen til en medarbeider, registrerer nye prosjekter osv. – generer JobOffice automatisk synkroniseringsmeldinger for dette til utboksen i meldingssenteret. Disse meldingene sendes så til den aktuelle PocketLink’en automatisk ihht. det valgte intervallet. Samtidig vil endringer foretatt på medarbeidernes PocketLink’er mottas og plasseres i innboksen for godkjenning. Anbefalt innstilling for automatisk send/motta er 5-30 minutter.

    Merk: Dersom send og motta automatisk er AV, må synkroniseringsmeldinger sendes manuelt ved å klikke på knappen ‘Send/motta’ i Meldingssenter.

Automatisk godkjenning av innkommende meldinger
GRUNNDATA

Når man på en PocketLink foretar endringer på en kontakt, flytter om på aktiviteter i kalenderen, registrerer nye prosjekter osv. – så generer PocketLink automatisk synkroniseringsmeldinger for dette i PocketLink’ens utboks. Disse meldingene sendes inn til kontoret for oppdatering/lagring i den sentrale databasen. Listen ‘grunndata’ viser en oversikt over hvilke meldinger som kan dukke opp fra en PocketLink i synkroniseringsinnboksen på kontoret. Den sentrale JobOfficedatabasen oppdateres med informasjon fra PocketPC’ene, ved at man godkjenner meldingene som kommer inn i innboksen.

Ved å sette på kryss på kolonnene Ny/Endre/Slett i denne listen, vil meldinger av denne typen autogodkjennes når de kommer inn til innboksen. Den sentrale databasen vil altså automatisk bli oppdatert ihht. den innkomne synkroniseringsmeldingen. Dersom man f.eks. setter kryss på Ny og Endre på meldingstypen Kalender, vil dette si at dersom en medarbeider oppretter en ny avtale – eller endrer en eksisterende avtale i kalenderen på sin PocketLink – så vil dette automatisk bli godkjent når meldingen kommer inn til kontoret – hvorpå kalenderen i den sentrale databasen autiomatisk blir oppdatert.

Hvor mange av meldingene som skal autogodkjennes kan variere fra firma til firma.

Anbefalte innstillinger for autogodkjenning av grunndata:

Element

Ny

Endre

Slett

Kalender

x

x

x

Kontakter

x

Kontaktadresser

x

x

Kontaktpersoner

x

x

Telefonnummer

x

x

Prosjekter

x

x


Ved å bruke de ovenstående innstillingene vil nye aktiviteter som brukere av PocketLink registrerer i kalenderen, skrives direkte til kalenderen i JobOffice på kontoret. Likeså vil endringer og sletting av eksisterende aktiviteter i kalenderen også bli oppdatert direkte.

Når det gjelder valget NY kontakt, kan det være fordelaktig å ikke velge automatisk godkjenning av slike meldinger. Årsaken til dette er at dersom en bruker av PocketLink oppretter en ny kontakt – så kan det hende at denne kontakten egentlig eksisterer i databasen fra før. Da vil det være enklere og raskere å «rydde opp i dette» ved at nye kontakter manuelt må godkjennes i innboksen.

Automatisk godkjenning av innkommende meldinger.
-PROSJEKTINNHOLD

Andre meldingstyper som kan komme i synkroniseringsinnboksen er ForbrukBestilling og Bilder.

Bestilling er en kopi av bestillingen som ble sendt fra PocketLinken’en til grossisten, og bør lagres i JobOffice slik at man har samlet alle sendte bestillinger på de ulike prosjektene på ett sentralt sted. Forbruk er medgått materiell og timeforbruk på de ulike prosjektene i systemet, registrert på medarbeidernes PocketLinker’er. Begge disse meldingstypene kan også autogodkjennes dersom det er ønskelig.

Ved å sette kryss på disse meldingstypene, vil meldinger av denne typen autogodkjennes når de kommer til innboksen – på samme måte som innkommende meldinger fra listen grunndata. Forbruk og Bestilling vil i såfall oppdateres direkte mot det aktuelle prosjektet i den sentrale databasen.

Anbefalte innstillinger for autogodkjenning av prosjektinnhold:

  • Forbruk – PÅ
    Dette vil innebære at forbruk som kommer inn til innboksen automatisk vil bli godkjent og plassert på det aktuelle prosjektet. Dersom forbruket har blitt sendt inn tidligere – og da hadde status ‘under arbeid’, vil dette bli overskrevet av det nye forbruket. (Forutsatt at det ikke er foretatt endringer på forbruket på kontoret – etter at det sist ble registrert.)
  • Bestilling – PÅ
    Innebærer at kopi av alle bestillinger som foretas fra firmaets PocketLinker’er automatisk blir godkjent og plassert på det aktuelle prosjektet.
  • Fil – PÅ
    Innebærer at alle bilder fra firmaets PocketLinker’er blir godkjent og plassert på det aktuelle prosjektet under dokument fanen.